【Excel】ドロップダウンリストの作成と連動する背景色の設定方法

IT知識

Excelでのドロップダウンリストの作成方法と選択した項目によって背景色などを変更する方法を紹介します。

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ドロップダウンリストとは

ドロップダウンリスト、プルダウン、セレクトボックス、選択リストなどなどと色々呼び名があるかと思いますが、要はセルの中に選択肢を付ける機能です。

少し言葉だと伝わりにくいため、画面キャプチャで確認していただければすぐ分かるかと思います。

ドロップダウンリストを使用するメリット

ドロップダウンリストを使用することによるメリットが2つあります。

【ドロップダウンリストを使用することによるメリット】
①.入力する項目が迷子にならなく分かりやすい
②.リスト以外の文字を入力することが出来ない

①.入力する項目が迷子にならなく分かりやすい

先ほどの画面キャプチャだと伝わらないですが、業務やデータなどで使用する表となると複雑だったり、仕様書などの入力するルールを見ないと何を入力すればいいのかわからない状態になることが多々ありますが、ドロップダウンリストを使用することで何を入力すれば良いのか明確になり便利です。

②.リスト以外の文字を入力することが出来ない

これがとても重要です。

先ほどの①の説明と少し重複してしまいますが、仕様書などの入力するルール以外のデータを入力すると後々結構困ったりやVBAやRPAなどで処理を行うときに、誤入力などで発生するエラーを未然に防ぐことが出来ます!!

 

だからと言って、全てにおいてドロップダウンリストが使えるというわけでもないので、使用できる範囲で極力使うということを心掛けるようにしてください。

ドロップダウンリスト作成手順

「データ」タブから「データの入力規則」の▼を選択後、「データの入力規則」を選択します。

「データの入力規則」を選択後、下記の画面のようなポップアップが出るので、「入力値の種類」から「リスト」を選択します。

「リスト」を選択後、ドロップダウンリストで表示させたい入力項目を入力していきます。入力完了後は「OK」です。

例)リンゴ,ミカン,スイカ,モモ,バナナと入力します。

作成後、下記のようにドロップダウンリストを作成することが出来ます。

 

今回は、「元の値」部分(リンゴ,ミカン,スイカ,モモ,バナナと入力した場所)に直接入力しましたが、セルを指定したり、別シートのセルを指定することも可能です。

リストを繋げるときは必ず「,」(カンマ)で繋げる必要があります。
「、」では同じ項目として認識されてしまうのでダメです!!
簡単に作成できるのにとても便利なので、使用してみてください。

ドロップダウンリストに連動する背景色の設定方法

ドロップダウンリストで何が選択されたのか一目で分かるようにしたいために、背景色を設定だったり、文字の色を設定することがありますが、これからやる通りに設定することで自動に色を付けることが出来ます。

対象のセルを選択している状態で、「ホーム」タブから「条件付き書式」を選択して「新しいルール」を選択します。

「新しいルール」を選択後、下記のようなポップアップ画面が出てきますので、「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択して、今回のルールは、「特定の文字列」「次の値を含む」「リンゴ」と入力します。

入力後、色を設定したいので「書式」を選択します。

「書式」を選択後、「塗りつぶし」タブを選択して好きな色を選んで「OK」をしてください。

塗りつぶしの色が決まり、設定完了後、先ほど作成したドロップダウンリストで「リンゴ」を選択すると下記のように色が変わったかと思います。

Excelを使用することでこのように簡単に見やすい資料を作っていくことが出来ます。
とても優秀です!!

 

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